Protection des renseignements personnels

Quelle est la politique de confidentialité de KB Fiscalité?

Dans le cadre de la prestation de ses services, KB Fiscalité inc. collecte, utilise, communique et conserve des renseignements personnels sur ses clients. La protection des renseignements personnels est une priorité pour le cabinet, qui s’engage à garantir le respect de la vie privée de chacun de ses clients et de ses partenaires d’affaires. La présente politique vous informe des pratiques du cabinet en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels et confidentiels.

Votre consentement peut être explicite, implicite ou donné par votre représentant autorisé. En utilisant le site Internet du cabinet ou en fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à cette politique et au traitement de vos renseignements conformément à celle-ci. Le cabinet se réserve le droit de modifier la politique de temps à autre. La version actuelle est datée du 16 novembre 2023.

Qui est le responsable de la protection des renseignements personnels?

KB Fiscalité a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels pour gérer toute question relative aux renseignements personnels. Il s’agit de Me Thierry Bouchard, joignable au 514-462-7273, poste 22. C’est à lui que s’adressent les demandes d’accès, de rectification et toute question sur la présente politique.

Quelles lois encadrent cette politique?

La politique est conçue pour être conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modernisée par la Loi 25. Le cabinet se conforme également aux règles de confidentialité des ordres des comptables agréés et du Barreau du Québec, auxquelles ses professionnels sont assujettis.

La politique s’applique à toutes les informations collectées à votre sujet, quelle que soit leur source. Vous pouvez notamment consentir à ce que vos comptables ou tout autre professionnel communiquent vos renseignements personnels au cabinet. Les renseignements sont utilisés, communiqués et conservés le temps nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou comme la loi le permet ou l’exige.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Un renseignement personnel désigne toute information qui permet de vous identifier personnellement. Cette information peut comprendre, entre autres, vos nom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse courriel, adresse Internet (IP), âge, sexe, état civil, information sur la santé, situation financière, données de carte de crédit et antécédents en matière de crédit. Les renseignements personnels ne comprennent toutefois pas vos nom, titre professionnel, adresse professionnelle et numéro de téléphone professionnel à titre d’employé d’une organisation.

Quels renseignements le cabinet recueille-t-il, et pourquoi?

KB Fiscalité ne recueille que les renseignements personnels strictement nécessaires à la réalisation de sa mission et de ses activités, et détermine les fins de leur traitement avant la collecte. Les renseignements sont toujours recueillis par des moyens licites et légitimes, lorsque vous contactez le cabinet pour obtenir des services, lorsque vous utilisez son site Web ou lorsque vous parlez à un représentant. Ils sont obtenus directement de vous, ou indirectement de la part de vos comptables, d’autres professionnels et d’institutions financières.

Ces renseignements sont recueillis notamment pour.

établir et maintenir une relation client
fournir des conseils juridiques
respecter les obligations légales et éviter les conflits d’intérêts
partager des données personnelles avec des tiers dans le cadre de procédures légales
représenter les clients dans des transactions commerciales impliquant l’échange ou la communication de données personnelles
gérer les relations commerciales avec les clients et les tiers.

Le cabinet conserve ces informations informatiquement et prend des mesures pour les protéger.

Témoins, fichiers journaux et pixels invisibles

KB Fiscalité utilise des témoins (cookies), des fichiers journaux et des pixels invisibles pour collecter des informations sur la manière dont les visiteurs utilisent ses sites Web. Ces informations, généralement anonymes, ne sont pas considérées comme des données personnelles. Les témoins sont de petits fichiers texte stockés sur le disque dur de votre ordinateur qui facilitent une navigation personnalisée. La plupart des navigateurs permettent de les refuser, et il demeure possible de naviguer sur les sites après les avoir refusés. Les fichiers journaux enregistrent des informations anonymement, comme le type de navigateur utilisé, et sont collectés de manière agrégée.

Les pixels invisibles sont de petites images électroniques qui servent à collecter des statistiques sur les visiteurs et à gérer les témoins. Ils permettent à des outils tiers, tels que Google Analytics, de recueillir des données comme l’adresse IP, l’heure de visite et le type de navigateur. Ces informations sont stockées sur les serveurs de ces outils, puis regroupées et transmises aux administrateurs du site. Bloquer les témoins dans votre navigateur n’empêche pas l’enregistrement de la visite de votre adresse IP. Le cabinet utilise aussi des outils d’automatisation du marketing, tels que Google, pour élaborer des campagnes ciblées sur diverses plateformes (Web, courriel, application mobile) et créer des profils clients basés sur les comportements et préférences d’utilisation.

Quels renseignements ne devez-vous jamais transmettre par les formulaires?

Ne fournissez aucun renseignement confidentiel, exclusif ou sensible dans la demande de communication du site Web ou lors d’un clavardage, numéro d’assurance sociale, date de naissance, numéro de permis de conduire, numéro de carte de crédit, numéro de compte bancaire ou toute autre information financière. Le formulaire du site peut vous demander des renseignements comme votre adresse courriel, votre nom, votre numéro de téléphone et votre province, mais seule l’adresse courriel est exigée. Si vous fournissez de l’information sensible, vous le faites à vos propres risques. Le cabinet n’engage aucune responsabilité à votre égard ni n’est responsable des conséquences de la divulgation de cette information.

Où vos renseignements sont-ils conservés?

Les renseignements personnels qui se trouvent « dans le nuage » peuvent être conservés sur de multiples serveurs, à plusieurs endroits sur la planète. KB Fiscalité a pris les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels traités par ses fournisseurs de services. Toutefois, les renseignements transmis vers d’autres pays peuvent être assujettis aux lois et aux exigences de divulgation légale des territoires où ils sont conservés. Dans la mesure où ils sont transmis à l’extérieur du Canada, ils peuvent être communiqués aux pouvoirs publics, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation du pays en question, conformément aux lois de ce pays.

Comment consentez-vous à la collecte de vos renseignements?

KB Fiscalité obtient votre consentement pour la collecte, l’utilisation et le partage de vos données personnelles. Le consentement est présumé donné lorsque vous fournissez volontairement des informations au cabinet. La collecte, l’utilisation et le partage des données personnelles s’effectuent conformément à la loi, sauf dans certaines situations spécifiques prévues par celle-ci.

Quels sont vos droits d’accès et de rectification?

Vous pouvez présenter une demande écrite d’examen des renseignements personnels vous concernant que le cabinet a recueillis, utilisés ou communiqués. Ils vous seront présentés dans la mesure requise par la loi, sous une forme généralement compréhensible et accompagnée d’une explication des abréviations ou codes utilisés. Vous pouvez aussi contester à tout moment l’exactitude ou le caractère complet de ces renseignements. Si vous démontrez qu’ils sont inexacts ou incomplets, le cabinet les modifiera comme il se doit et, s’il y a lieu, transmettra les corrections aux tiers qui ont accès à vos renseignements.

Le cabinet veille à ce que vos renseignements soient aussi exacts, complets et récents que possible, mais ne les met à jour régulièrement que si ce processus est nécessaire. Chaque demande écrite reçoit une réponse dans les trente (30) jours. Si ce délai ne peut être respecté, vous en serez avisé par écrit. Pour soumettre une demande d’accès ou obtenir de plus amples renseignements sur vos droits, communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels, Me Thierry Bouchard, au 514-462-7273, poste 22.

Où consulter la politique officielle?

Le texte intégral, « Politiques et pratiques de KB Fiscalité inc. en matière de protection des renseignements personnels et gouvernance en cette matière », est disponible en format PDF, consulter la politique officielle (PDF). En cas de divergence entre la présente page et le document officiel, ce dernier prévaut.